Udlændinge- og Integrationsministeriet behandler personoplysninger i forbindelse med varetagelsen af opgaver over for pressen. Vi er forpligtet til i fornødent omfang at yde vejledning og bistand til personer, herunder journalister, der retter henvendelse om spørgsmål inden for vores sagsområde.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare pressens henvendelse. Vi vil i den forbindelse foretage en registrering af henvendelsen med henblik på at afgive et svar til pressen.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c. Som led i vores myndighedsudøvelse er vi forpligtet til at behandle personoplysningerne, da vi har pligt til efter forvaltningsloven og i medfør af god forvaltningsskik at yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde.
Vi behandler kontaktoplysningerne på den person fra pressen, som henvender sig. Dette sker i praksis ved, at henvendelsen registreres med henblik på at udarbejde en besvarelse til pressen, ligesom der kan ske videregivelse af henvendelsen og øvrige oplysninger om journalister, jf. nedenfor.
Der kan også behandles andre personoplysninger med henblik på at besvare en henvendelse, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil typisk være tale om almindelige personoplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme personoplysninger, f.eks. politisk eller religiøs overbevisning.
Vi vil kunne videregive personoplysninger om journalisten eller andre personer til andre offentlige myndigheder, hvis henvendelsen medfører, at vi skal indhente et bidrag, eller henvendelsen i øvrigt har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse. Det drejer sig bl.a. om følgende myndigheder:
Udlændingestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center, Styrelsen for International Rekruttering og Integration og andre EU-lande.
Henvendelser fra pressen registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil ministeriet som udgangspunkt slette sagerne.
