Udlændinge- og Integrationsministeriet indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en klagesag. Der kan være tale om klager over eksempelvis konkrete afgørelser og klager over sagsbehandlingstiden.
Personoplysninger om dig vil fremgå af din klage og vil herudover typisk blive indhentet hos den myndighed, din klage angår.
Formålet med behandlingen af personoplysninger i klagesager er at kunne behandle sagerne og træffe afgørelse i sagerne.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f, og til varetagelsen af ministeriets opgaver, jf. databeskyttelseslovens § 8.
Som led i vores myndighedsudøvelse er vi retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger efter enten udlændingelovens kapitel 8, kongelige anordninger om ikrafttræden af udlændingeloven for Færøerne og Grønland, repatrieringsloven, indfødsretsloven, integrationsloven, lov om danskuddannelse for voksne udlændinge, forvaltningsloven eller principperne om god forvaltningsskik.
Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger på den person, klagen vedrører, ligesom vi kan modtage oplysninger om eventuelle straffedomme og lovovertrædelser.
Vi kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om din etniske oprindelse samt religiøse overbevisning.
Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder såsom:
Udlændingestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Kammeradvokaten, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center, Styrelsen for International Rekruttering og Integration og andre EU-lande.
Når ministeriet afslutter en klagesag, vil vi – som led i orientering om udfaldet af klagesagen – videregive personoplysninger om dig til den myndighed, der som 1. instans har truffet den afgørelse, som du har klaget over.
Klagesager registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om klagesagen vil kunne indgå i fremtidige sager, f.eks. i forbindelse med genoptagelsesanmodninger mv. Hvis ministeriet ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.
