Udlændige- og Integrationsministeriet behandler personoplysninger i forbindelse med behandling af anmodninger om aktindsigt og i forbindelse med behandling af henvendelser om registreredes rettigheder, fx om indsigt i vores behandling af personoplysninger.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at kunne besvare henvendelsen om aktindsigt, indsigt mv.
Retsgrundlaget for henvendelser om aktindsigt er offentlighedsloven. Ved parters aktindsigt i afgørelsessager er retsgrundlaget forvaltningslovens kapitel 4.
Retsgrundlaget for henvendelser om registreredes rettigheder er databeskyttelsesforordningens kapitel 3 og databeskyttelseslovens kapitel 6.
Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og/eller e.
Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.
Behandling af oplysninger om personnummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
Vi behandler kontaktoplysninger om den person, som henvender sig. Derudover kan det også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger for at kunne besvare henvendelsen. Der kan både være tale om almindelige og følsomme personoplysninger, og de kan vedrøre både den person, der henvender sig (hvis henvendelsen vedrører den pågældendes egen sag) eller andre personer.
Det vil blandt andet sige, at der kan ske behandling, herunder udlevering, af oplysninger om andre personer end den, der har fremsat anmodningen. Det kan f.eks. være personer, der er omtalt i dokumenter, som der er søgt aktindsigt i. Dette forudsætter dog i alle tilfælde, at der efter lovgivningen er ret til at videregive og give aktindsigt i sådanne oplysninger om andre personer.
Vi vil efter omstændighederne videregive oplysninger om ansøgeren og om de personer, anmodningen vedrører. Det kan ske til følgende myndigheder:
Henvendelser registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Vi vil efter en konkret vurdering foretage sletning af sager, der er afleveret til Rigsarkivet. Det vil indgå i denne vurdering, om ministeriet fortsat har et behov for at anvende oplysningerne i sagerne, hvilket afhænger af, om sagerne har betydning i forhold til f.eks. ombudsmandsprøvelse, udarbejdelse af redegørelser og statistik om sagsbehandlingstider mv.
