Udlændinge- og Integrationsministeriet indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med aktiviteter i arbejdsgrupper.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at varetage de aktiviteter, der foregår i arbejdsgrupper inden for Udlændinge- og Integrationsministeriets område, typisk inden for rammerne af et kommissorium.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på myndighedsudøvelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
Vi behandler personoplysninger vedrørende de personer, der deltager i arbejdsgruppen, i forbindelse med arbejdet i arbejdsgrupper. Dette sker i praksis ved, at f.eks. deltagerens kontaktoplysninger, bl.a. oplysninger om navn, e-mail, adresse, telefonnummer mv., registreres med henblik på arbejdet i arbejdsgrupper, bl.a. mødeindkaldelse, at udarbejde referat af de afholdte møder og at vedligeholde deltagerliste, ligesom der kan ske videregivelse af henvendelser og øvrige oplysninger i forbindelse med arbejdsgruppens aktiviteter, jf. nedenfor.
Vi vil kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder, hvis referatet eller deltagerlisten eller andre oplysninger har relevans for disse myndigheders opgavevaretagelse. Det drejer sig bl.a. om følgende myndigheder:
Andre ministerier, underordnede myndigheder, kommuner, indkvarteringsoperatører og politimyndighederne.
Dine personoplysninger registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil ministeriet som udgangspunkt slette sagerne.
