Henvendelser i whistleblowerordningen

Hjemrejsestyrelsen indsamler og behandler personoplysninger for at kunne behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Formål og retsgrundlag


Formålet med behandlingen af personoplysninger i sager med henvendelser i whistleblowerordningen er at kunne undersøge indberetningerne, behandle sagerne og eventuelt træffe afgørelse eller andre foranstaltninger i sagerne, idet ordningen har til formål at øge ansatte og samarbejdspartneres muligheder for at ytre sig om kritisable forhold, at beskytte personer, som foretager indberetning, og at opdage fejl og forsømmelser og derved højne niveauet i Hjemrejsestyrelsens arbejde.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerne er baseret på en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra f, og til varetagelsen af Hjemrejsestyrelsens opgaver, jf. databeskyttelseslovens § 8.

Som led i vores myndighedsudøvelse er vi retligt forpligtet til at behandle dine personoplysninger ligesom i tilfælde af en klage over et forhold i Hjemrejsestyrelsen efter enten udlændingelovens kapitel 8, forvaltningsloven eller principperne om god forvaltningsskik.

Oplysningerne der behandles


Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger i forhold til at behandle en henvendelse (indberetning) i whistleblowerordningen.

Vi kan eksempelvis behandle oplysninger som dit navn og adresse, men også oplysninger om eksempelvis helbred. Endvidere kan der blive behandlet oplysninger om strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligt, oplysninger om grove og gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.

Modtagere af personoplysninger


Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan sagen blive anmeldt til politiet.
Hvis en henvendelse vedrører en anden offentlig myndighed, videresender vi så vidt muligt henvendelsen til rette myndighed.

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

Der kan efter omstændighederne være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysninger, hvis indberetningen ikke er indgivet anonymt. F.eks. kan de personer, som indberetningen vedrører, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne

Vi vil efter omstændighederne kunne videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder såsom:
Udlændinge- og Integrationsministeriets departement, Udlændingestyrelsen, Udlændingenævnet, Flygtningenævnet, andre ministerier og underordnede myndigheder, kommuner, politimyndighederne, danske repræsentationer i udlandet (ambassader mv.), Folketinget, Folketingets Ombudsmand, Kammeradvokaten, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarets Efterretningstjeneste, Nationalt ID-center, Styrelsen for International Rekruttering og Integration og andre EU-lande.

Opbevaring af dine oplysninger


Sager, der indberettes efter whistleblowerordningen, registreres med et journalnummer i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Vi journaliserer dokumenter med personoplysninger efter offentlighedslovens regler og afleverer dem til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Herefter vil vi foretage en konkret vurdering af, om vi har behov for at bevare en kopi af sagerne. Det vil indgå i denne vurdering, om sagen vil kunne indgå i fremtidige sager. Hvis vi ikke har et administrativt behov for at opbevare en kopi af sagerne, vil disse blive slettet.

Sidst opdateret 13.11.2020